Der Umstand, dass die Gruppe der Teilnehmer geografisch versprengt ist (Hamm, Dortmund, Sprockhövel, Frankfurt a.M.), erforderte bei der Planung besondere Aufmerksamkeit. Nach einem persönlichen „Kickoff“ mit Telefonkonferenz mit Frankfurt haben wir den Rest überwiegend elektronisch ausgetauscht.

Da gibt es zum ein gemeinsames Dropbox-Verzeichnis. Dropbox ist ein Dienst, der ein (kostenloses) 2 Gigabyte großes Online-Laufwerk zur Verfügung stellt, dass über einen kleinen Treiber permanent mit einem Ordner auf dem PC (und bspw. auch auf dem iPhone, iPad, Android) synchron gehalten wird. Darin kann man außerdem Unterordner für andere Dropbox-Nutzer freigeben. Wann immer ich bspw. eine neue Version des Roadbooks darin speichere, wird es an alle anderen durchsynchronisiert, und wir reden immer über den gleichen Informationsstand.
http://www.dropbox.com/

Für die direkte Kommunikation diente eine Google Group – wobei wir mit sechs Teilnehmern auch noch gut direkt per E-Mail kommunizieren können und die Group eigentlich nur als Archiv für eingegangene, weitergeleitete E-Mails, insbesondere die Reservierungsbestätigungen der Hotels von booking.com, dient.

Den zentralen Teil der Planung habe ich jedoch in Google Maps vorgenommen: zusammengesetzt aus den Standorten der Etappenziele und den Routen dazwischen, gibt es eine vollständige elektronische Repräsentation der Route in Google Maps, die unter anderem der grafischen Dokumentation im Roadbook sowie der Identifikation von Wegpunkten (dazu gleich) diente. Die Google Map ist jedem, der die URL kennt, zugänglich – und unten eingebettet.

Für großartiges Verfahren haben wir keine Zeit, und auch wenn diverse Navigationssysteme von VW RNS510 bis Tomtom live mitlaufen werden, habe ich aus der Google Map für kritische Abzweige, Fähranleger etc. geografische Koordinaten abgeleitet und per RouteConverter (http://www.routeconverter.de/home/de) in einer GPX-Datei zusammenfasst. Diese GPX-Datei kann von allen besseren GPS-Empfängern verarbeitet werden und führt uns auch dann noch zum Ziel, wenn Realität und Kartenmaterial mehr Abweichungen voneinander aufweisen, als Tomtom eingeplant hatte.

Hier die Route bei Google Maps: